Traducción de documentos para visado

Por eso, la pérdida más frecuente en los expedientes de visado no procede de una traducción incorrecta, sino de una traducción incompleta o con el formato equivocado. Que la fecha de la cita sea fija y el tiempo de preparación variable agranda todavía más ese riesgo.

¿Qué documentos se traducen y cuáles no?

Los consulados suelen pedir tres grupos de documentos: los de identidad y estado civil, los de ingresos y situación laboral y los que acreditan el motivo del viaje. Cuáles de ellos se traducen varía según la representación. Algunas representaciones exigen su propio idioma oficial mientras que otras aceptan el inglés; y otras no piden traducción de los documentos numéricos, como el extracto bancario.

Motivo de la solicitud	Documentos destacados	Punto crítico en la traducción
Turismo	Certificado del registro civil turco, extracto de cuenta bancaria, reserva de hotel y de vuelo	Formato de fecha y traslado exacto de los importes
Negocios	Carta de invitación, certificado de actividad, circular de firmas, certificado fiscal	Uso de la razón social tal como está escrita en el registro mercantil
Estudios	Carta de admisión, diploma, expediente académico, garantía económica	Explicación de los nombres de las asignaturas y del sistema de calificaciones
Reagrupación familiar	Certificado de matrimonio, certificado de nacimiento, certificado detallado del registro civil turco	Reflejar sin omisiones las relaciones de parentesco
Trabajo	Contrato de trabajo, diploma, certificados de cualificación profesional	Equivalente del cargo y de la descripción del puesto en el país de destino

La tabla es solo un marco; la lista definitiva es siempre el documento que publica la propia representación. Qué forma de certificación espera cada país lo encontrará en nuestra guía de países, y los detalles por documento, en nuestra guía de documentos.

Construir el calendario hacia atrás

En un expediente de visado la planificación se hace hacia atrás desde el día de la cita. La fecha de la cita es fija; la obtención de los documentos, su traducción y, si hace falta, su certificación tienen que llegar a tiempo a esa fecha. El eslabón más lento de la cadena no suele ser la traducción, sino conseguir el documento en el organismo: algunos documentos se expiden el mismo día y otros requieren una solicitud previa.

El segundo riesgo es el requisito de vigencia de los documentos. Muchas representaciones piden que el documento sea de fecha reciente. Un certificado del registro civil turco obtenido demasiado pronto puede considerarse «antiguo» el día de la cita. Por eso el orden es este: primero se cierra la lista, después se obtienen los documentos y en último lugar se hace la traducción.

Pasos del proceso

1. Se extrae la lista de documentos vigente publicada por la representación y se determina el idioma de destino.
2. Se reúnen los documentos uno a uno; se anotan la fecha de cada uno y su requisito de vigencia.
3. Se marca qué documento requiere solo traducción, cuál legalización notarial y cuál apostilla.
4. Se realizan las traducciones; la grafía de los nombres se iguala a la grafía en caracteres latinos del pasaporte.
5. El expediente se ordena en la secuencia que pide la representación y se comprueba la correspondencia entre original y traducción.
6. Última comprobación antes de la cita: se revisa si hay páginas que falten, documentos sin firma o documentación caducada.

Garantía de calidad: grafía de los nombres y formato de fecha

En los expedientes de visado el primer punto del control de calidad es la grafía de los nombres. Cómo se escriben en el idioma de destino los nombres que contienen caracteres turcos no es una elección arbitraria; se toma como base la grafía de la zona de lectura mecánica del pasaporte. De lo contrario, el funcionario no puede verificar que los dos documentos pertenecen a la misma persona.

El segundo punto es el formato de fecha. El orden día-mes-año cambia según la convención del idioma de destino y, al hacer ese cambio, leer mal la fecha del documento de origen es un riesgo real. El tercer punto son los importes: mientras el símbolo de la moneda, el separador de millares y el signo decimal se adaptan al idioma de destino, la cifra en sí no cambia nunca.

El cuarto punto son los nombres de organismos y cargos. El nombre de un ministerio, de una universidad o de una dirección general se traslada con el equivalente oficial en lengua extranjera que use ese mismo organismo, si lo tiene. Una traducción libre dificulta que el funcionario reconozca el organismo y alarga el tiempo de examen del expediente.

La coherencia interna del expediente

Un expediente de visado no es un documento único, sino un conjunto de documentos que se sostienen entre sí. El funcionario consular no lee los documentos uno a uno, sino comparándolos entre ellos. Por eso la coherencia interna del expediente puede ser incluso más importante que la calidad de cada traducción por separado.

Los puntos de incoherencia típicos son estos: que las fechas de la carta de invitación no coincidan con las de la reserva de vuelo, que el periodo indicado en el permiso obtenido del centro de trabajo sea más corto que la duración del viaje, que el cargo que figura en el justificante de ingresos sea distinto del que figura en el contrato. Ninguno de ellos es un error de traducción; sin embargo, la fase de traducción es el último punto en el que estas incoherencias pueden detectarse.

Un buen proceso de traducción informa de estas diferencias. Un equipo que procesa los documentos en bloque puede ver las discordancias de fechas y de nombres y comunicárselas al solicitante. Hacer traducir los documentos uno a uno y en momentos distintos elimina esta posibilidad de control gratuito.

Una capa adicional en los expedientes de estudios y de trabajo

En las solicitudes de turismo la traducción suele ser el último paso. En cambio, en las solicitudes de estudios y de trabajo hay un segundo proceso detrás de la traducción: el reconocimiento del diploma en el país de destino. Ese proceso se tramita al margen del expediente de visado, requiere una solicitud ante otro organismo y suele durar mucho más.

Por eso, en estos dos tipos de solicitud la planificación debe construirse hacia atrás desde la solicitud de reconocimiento y no desde la cita del visado. Cuando también se piden los programas de las asignaturas, el volumen que hay que traducir supera con mucho el de un solo diploma y el calendario debe ajustarse en consecuencia.

En las solicitudes de trabajo, por su parte, los certificados de cualificación profesional son un asunto aparte. En profesiones reguladas como la sanidad, la ingeniería, el derecho y la enseñanza, traducir el diploma no da derecho a ejercer la profesión; el colegio profesional del país de destino tramita un proceso de reconocimiento aparte. El expediente de visado no sustituye a ese proceso y suele completarse antes que él. Ver desde el principio la diferencia entre estos dos procesos es la condición previa para establecer un calendario realista.

En las solicitudes de residencia de larga duración y de establecimiento, el expediente continúa incluso después de la fase de visado. Tras la llegada al país pueden pedirse nuevos ejemplares de los mismos documentos para la residencia, el alta sanitaria, la matrícula escolar y los trámites bancarios. Por eso, al preparar el expediente de visado, sacar al mismo tiempo los ejemplares que harán falta después de la llegada es una opción habitual y acertada.

¿Qué determina el precio?

En los expedientes de visado el primer factor que determina el coste es el número de documentos, porque cada documento constituye una unidad mínima independiente. El segundo es la capa de certificación: entre la traducción sin más y la traducción con legalización notarial hay una diferencia considerable. El tercero es el calendario; los expedientes a los que les queda muy poco tiempo para la cita entran en un flujo de trabajo prioritario.

Cuando nos envía su expediente completo de una sola vez, gracias a los campos que se repiten entre los documentos el coste total resulta más previsible que si lo envía por partes. Para los intervalos vigentes puede consultar la página de precios y puede enviarnos su expediente a través del formulario de presupuesto.

Situaciones habituales

• Lista descargada de internet. Las listas de documentos que circulan por los foros suelen estar desfasadas. La única fuente fiable es el anuncio de la propia representación.
• Repetición de una solicitud denegada. En la segunda solicitud puede ser necesario volver a obtener los documentos; las traducciones antiguas pueden chocar con el requisito de fecha.
• Expedientes de acompañantes y de menores. Para los menores de edad la autorización es un documento aparte y suele requerir traducción con legalización notarial.
• Viaje a varios países. Cuando se solicita a más de un país, cada representación se queda con su ejemplar; el número de ejemplares debe planificarse desde el principio.

Este contenido ofrece el marco general; los detalles propios de cada trámite pueden variar. Le recomendamos seguir la aplicación vigente a través del anuncio oficial.