Traducción con apostilla

La traducción con apostilla es, por su parte, la suma de dos tareas: la traducción del documento al idioma de destino y el cierre de la cadena con la diligencia de apostilla. El orden en que se realizan estas dos tareas es el punto más crítico del proceso y en el que más errores se cometen.

¿Primero la traducción o primero la apostilla?

No hay una única respuesta correcta; depende de adónde vaya el documento. Existen dos escenarios básicos. En el primero se obtiene la apostilla sobre el documento original y después se traduce el documento apostillado en su conjunto; se sigue esta vía cuando el país de destino quiere ver tanto el documento como la diligencia en su propio idioma. En el segundo se hace primero una traducción con legalización notarial y la apostilla se estampa sobre esa legalización; esta vía es válida cuando el país de destino quiere ver legalizada la traducción producida en Türkiye.

Algunos países, en cambio, exigen que la traducción se haga en su propio territorio y por un traductor habilitado por ellos. En ese caso, en Türkiye solo se obtiene la apostilla del documento original y la traducción se encarga en el país de destino. Esta posibilidad es más alta en países con un régimen de traductor jurado, como Alemania, Francia o España. Hemos reunido las diferencias de régimen país por país en la guía de países.

¿Qué autoridad expide la apostilla?

En Türkiye la competencia para expedir la apostilla no está concentrada en un solo organismo; según el tipo de documento son competentes autoridades distintas. Para los documentos administrativos lo son las gobernaciones provinciales y las gobernaciones de distrito, y para los documentos judiciales, las presidencias de la comisión judicial competente de las sedes que cuentan con un tribunal penal para delitos graves. Acudir a la autoridad equivocada supone un retraso que puede durar días.

Tipo de documento	Clase	Autoridad competente
Extracto del registro civil turco, certificado de nacimiento y de matrimonio	Administrativo	Gobernación provincial / gobernación de distrito
Diploma y expediente académico	Administrativo	Gobernación provincial / gobernación de distrito
Resolución judicial, certificado de antecedentes penales turco	Judicial	Presidencia de la comisión judicial competente
Poder notarial o traducción con legalización notarial	Judicial	Presidencia de la comisión judicial competente
Documentos del registro mercantil turco	Administrativo	Gobernación provincial / gobernación de distrito

Por regla general, la apostilla se obtiene de la autoridad competente de la provincia en la que se expidió el documento. En un expediente formado por documentos expedidos en ciudades distintas, los trámites de apostilla se llevan a cabo también en más de una provincia. Puede ver en qué ciudades tramitamos en la página de provincias.

Países que no forman parte del sistema de apostilla

Si el país de destino no es parte del convenio, la apostilla no sirve; en su lugar se activa la cadena de legalizaciones. Esta cadena consta normalmente de la legalización notarial, después de la legalización del ministerio correspondiente y, por último, de la legalización de la representación del país de destino en Türkiye. La cadena dura más y depende del calendario de citas de esa representación.

La situación de adhesión no es fija: en los últimos años muchos países se han adherido al convenio y la aplicación de algunos se encuentra en periodo de transición. Por eso, antes de iniciar el trámite conviene confirmar la situación actual del país de destino en la lista oficial de partes del convenio. Nosotros también acompañamos siempre esta advertencia de confirmación en las páginas de países.

Garantía de calidad: la diligencia también es una traducción

La diligencia de apostilla se compone de campos numerados estándar cuyos encabezados están fijados en el texto del convenio. Al traducir la diligencia hay que conservar esa estructura estándar, dejar los números de campo en su sitio y reproducir el nombre de la autoridad que la expide en su grafía oficial. Una traducción libre puede hacer que el organismo de destino no reconozca la diligencia.

El segundo punto de control es la conservación física del vínculo entre el documento y la diligencia. Las páginas del documento apostillado no deben separarse ni someterse a ningún trámite adicional. Si la traducción se va a unir al documento con posterioridad, debe verse con claridad a qué ejemplar queda vinculada.

¿Qué no acredita la apostilla?

La mayoría de las expectativas equivocadas en relación con la apostilla nacen de exagerar su alcance. La apostilla no dice que el contenido del documento sea correcto. Que un diploma esté apostillado tampoco significa que ese diploma vaya a considerarse válido en el país de destino; la homologación y el reconocimiento son un proceso completamente aparte y los tramita otro organismo.

Del mismo modo, la apostilla tampoco ofrece garantía alguna sobre la exactitud de la traducción. La apostilla estampada sobre una traducción con legalización notarial solo acredita la competencia del notario. El responsable de la calidad de la traducción sigue siendo el traductor. Saber que estas tres capas (contenido, traducción, competencia) conllevan responsabilidades distintas permite prever de antemano dónde puede atascarse el expediente.

La tercera expectativa equivocada tiene que ver con la rapidez. La apostilla acorta la cadena de legalizaciones, pero no reduce el proceso a cero; la obtención del documento, su traducción y, si hace falta, su aprobación previa siguen requiriendo su propio tiempo. El eslabón más lento de la cadena no suele ser la apostilla, sino la obtención del documento en el organismo que lo expide.

Documentos extranjeros que se van a usar en Türkiye

El proceso también funciona en sentido inverso. Para que un documento expedido en el extranjero pueda usarse en Türkiye, se espera que haya sido apostillado en su propio país. Una notaría o una gobernación provincial de Türkiye no legaliza la competencia de una autoridad extranjera; por eso el primer eslabón de la cadena se forma siempre en el país donde se expidió el documento.

Una vez que el documento extranjero apostillado llega a Türkiye, se traducen al turco tanto el documento como la diligencia y, si es necesario, la traducción pasa por la legalización notarial. Un error frecuente es traducir solo el documento y dejar la diligencia de apostilla sin traducir; en ese caso el expediente puede considerarse incompleto.

Si el país de destino no es parte del convenio, también se activa la cadena de legalizaciones para el documento que se va a traer a Türkiye: la aprobación de la autoridad competente del propio país del documento y, después, la legalización de la representación de Türkiye en ese país. Como esta vía dura más, debe iniciarse antes de hacer planes de viaje.

El segundo problema frecuente con los documentos extranjeros es que el documento no tenga un equivalente en Türkiye. Una forma de registro propia de otro país puede llevar un nombre de documento sin equivalente exacto en turco. En estos casos, el enfoque correcto es reproducir el nombre del documento de forma descriptiva y conservar además en la traducción su denominación en el idioma de origen; equipararlo con el nombre de un documento local produce una afirmación de equivalencia que no existe.

¿Qué determina el precio?

La partida oficial que se paga por la propia diligencia de apostilla y el importe del servicio de traducción deben considerarse por separado. En el lado de la traducción, los elementos que determinan el coste son el número de páginas, la combinación de idiomas y la densidad técnica del documento. En el lado del trámite, lo que determina la carga de trabajo no es el número de documentos, sino por cuántas autoridades distintas tendrá que pasar el expediente.

Mientras que para un único diploma basta con una sola visita a la gobernación provincial, un expediente de cinco documentos expedidos en tres ciudades exige mucha más coordinación. Por eso, en los trabajos con apostilla no puede darse un presupuesto sin ver la lista de documentos. Explicamos partida por partida qué está incluido en el precio en la página de precios.

Situaciones frecuentes

• Corrección posterior a la apostilla. El más mínimo cambio hecho en el documento después de obtener la diligencia deja la apostilla sin efecto; el proceso empieza de nuevo.
• Documentos con firma electrónica. En algunos documentos generados electrónicamente el proceso de apostilla funciona de otro modo. Si el documento tiene una dirección de verificación con código QR, hay que preguntar de antemano si el organismo de destino la acepta.
• Documentos estándar plurilingües. Algunos documentos del registro civil turco pueden expedirse en varios idiomas y, en ese caso, puede que no se pida además una traducción; pero la exigencia de apostilla no desaparece.
• Plazo de validez. La apostilla en sí no tiene plazo de validez, pero el documento al que acompaña sí puede tenerlo. Los organismos suelen fijarse en la fecha del documento, no en la de la diligencia.

Cuando nos envía su lista de documentos a través del formulario de presupuesto, determinamos y le comunicamos de antemano qué autoridad es competente para cada documento y qué orden se seguirá.

La explicación siguiente resume la práctica habitual; la práctica de cada organismo puede variar. Antes de tomar una decisión conviene consultar la propia publicación del organismo.