Traducción con legalización notarial

Por eso la legalización notarial no es un sello de calidad, sino un sello de identidad. De la exactitud de la traducción responde el traductor; el notario solo documenta a quién corresponde la responsabilidad. Esa es también la razón por la que las instituciones piden la legalización notarial: que en caso de discrepancia no quede en duda quién es el interlocutor.

¿Para qué documentos se pide la legalización notarial?

La regla general es esta: si un documento genera un derecho, acredita una situación o impone una obligación, las instituciones tienden a exigir la legalización notarial. En los textos informativos, en los documentos de promoción y en la correspondencia interna, en cambio, no se suele pedir.

La fila «varía según la institución» de la tabla es donde más tiempo se pierde. El mismo diploma se acepta en una universidad solo con la traducción jurada, mientras que en otra institución no se tramita sin legalización notarial. Reunimos los detalles documento por documento en nuestra guía de documentos.

¿Cómo se forma la cadena?

La traducción con legalización notarial es una cadena física que se apoya en la firma manuscrita, y cuando falta uno de los eslabones la cadena se rompe. El orden es este: un documento original válido, la traducción fiel de ese documento, la firma y el sello del traductor y, a continuación, la certificación de la notaría. Cada eslabón presupone el anterior; volver atrás para corregir algo después casi nunca es posible.

En la práctica se espera que se presente en la notaría el original del documento o una copia certificada. El traductor redacta la traducción tomando como referencia el documento original; la notaría, por su parte, registra conjuntamente la traducción y el documento en el que se basa. Por eso, en los trabajos que avanzan sobre un escaneo enviado por medios digitales, el original también debe estar disponible en el momento de la entrega.

Pasos del proceso

1. Se consigue el original del documento o una copia certificada; se comprueba si faltan páginas, si hay sellos ilegibles o borrones.
2. Se aclara qué pide la institución de destino: solo la traducción, la legalización notarial o además la apostilla.
3. La traducción la hace un traductor adecuado al tipo de documento y se somete a una segunda lectura.
4. El traductor firma y sella la traducción; el texto de la declaración se añade a la traducción.
5. El expediente se presenta en la notaría; el notario certifica la firma del traductor comparándola con el registro que obra en su archivo.
6. Se entrega el ejemplar legalizado. Si se va a utilizar en el extranjero, se pasa a la fase de la apostilla.

¿En qué se centra el control de calidad?

En una traducción que va a pasar por la notaría, la lista de comprobación es completamente distinta de la de un texto literario. El orden de prioridad es este: las cifras, las fechas, los nombres propios, los números de documento, la descripción completa de los campos de sello y de firma y la conservación de la composición de la página. Cuando se confunde el orden del día y del mes de una fecha, el resultado es mucho más grave que un error de estilo.

El segundo foco son los elementos que figuran en el documento pero que no son texto. Los sellos, los hologramas, los códigos de barras y las notas manuscritas se indican en la traducción explicándolos entre corchetes. Omitir estos elementos da la impresión de que la traducción no se corresponde exactamente con el documento original.

¿Por qué es tan importante que se vea el original?

Lo que más discusión genera en la traducción con legalización notarial es en qué documento se basa la traducción. Las instituciones distinguen tres situaciones: el documento cuyo original se ha visto, la copia cuya conformidad con el original está certificada y la fotocopia simple. El peso de estas tres en un trámite oficial no es el mismo, y cuál de ellas basta lo determina la institución que va a aceptar el documento.

El problema que más se da en la práctica es el siguiente: el solicitante envía el escaneo de su documento, la traducción se termina y en la fase de la legalización resulta que también hay que presentar el original. Si el documento está en otra ciudad o en el extranjero, el proceso se queda parado durante días. Por eso, incluso en los trabajos que empiezan con un escaneo, hay que preguntar al principio dónde está el original y cuándo estará disponible.

Algunos documentos, en cambio, se generan electrónicamente y se verifican mediante un código QR. En estos documentos el concepto de «original» funciona de otro modo; la copia impresa del documento cobra sentido junto con la dirección de verificación en línea. En este tipo de documentos, trasladar también a la traducción la información de verificación es importante para que la institución de destino pueda confirmar el documento.

¿Cómo se integra la traducción en los documentos de varias páginas?

En un certificado del registro civil turco de una sola página no surge ningún problema; pero en una escritura de constitución de veinte páginas o en un expediente académico de varios cursos, la unidad de las páginas es un asunto en sí mismo. Entregar la traducción sin que sus páginas estén unidas entre sí puede ser motivo de rechazo en las instituciones que exigen esa unidad. Se espera igualmente que la numeración de las páginas coincida con la del original.

La segunda cuestión es la correspondencia entre el documento original y la traducción. La institución debe poder ver sin dudas qué traducción pertenece a qué documento. Por eso la traducción se organiza como un único expediente junto con el documento en el que se basa. Añadir o quitar páginas después vuelve discutible la validez de la legalización.

En los documentos largos, una tercera cuestión son las tablas y los cuadros. En los expedientes académicos y en los estados financieros, conservar la estructura de columnas está por delante de la legibilidad de la traducción; el funcionario hace la comparación línea por línea. Una traducción en la que las columnas han cambiado de sitio o las filas se han unido, aunque contenga la información correcta, dificulta la comprobación y alarga el tiempo de tramitación del expediente.

¿Cómo se forma el importe?

En la traducción con legalización notarial hay dos partidas distintas y conviene no confundirlas. La primera es el importe del servicio de traducción; varía según el volumen, la combinación de idiomas y el tipo de documento. La segunda es el importe de la notaría, y esta partida no es un precio que fije la agencia. Los importes notariales están sujetos a una tarifa oficial y son los mismos en toda Türkiye.

Por tanto, buscar «el notario más barato» no tiene sentido; entre notarías no hay diferencia de tarifa. Lo único que marca la diferencia es el alcance del lado de la traducción. Puede ver cómo se calcula la partida de la traducción en la página de precios, y las ciudades en las que puede realizar el trámite en la página de provincias.

Situaciones frecuentes

• Obtener la apostilla en el orden equivocado. En algunos casos la apostilla debe ponerse en el documento original y en otros, en la traducción con legalización notarial. Cuando el orden es erróneo, el trámite se repite desde el principio.
• Documento expedido en el extranjero. Para que un documento expedido por una autoridad extranjera pueda utilizarse en Türkiye, se espera que esté legalizado en su propio país. El notario de Türkiye no certifica la competencia de la autoridad extranjera.
• Presentar el mismo documento a varias instituciones. El ejemplar legalizado se queda en la institución. Si va a acudir a tres instituciones, pedir tres ejemplares desde el principio es más rápido que repetir el trámite después.
• Cambio de traductor. La legalización está ligada al traductor que firma. Incluso la corrección más pequeña que se haga después en el texto invalida la legalización y el proceso vuelve a empezar.

Si desea ver de antemano por qué pasos pasará su expediente, envíenos los documentos a través del formulario de presupuesto; le compartiremos por escrito la lista de pasos y el número de ejemplares necesarios.

Este contenido ofrece el marco general; los detalles propios de cada trámite pueden variar. Conviene que compruebe las condiciones vigentes en la fuente oficial.