Traducción de certificado de actividad y de registro mercantil

Toda empresa que se abre al exterior se topa con estos tres documentos. Un expediente de licitación, la apertura de una sucursal en un país extranjero, una cuenta bancaria internacional, un contrato de distribución o una solicitud de incentivos a la exportación: en todos ellos lo primero es acreditar documentalmente la existencia oficial de la sociedad.

Tres documentos, tres preguntas distintas

El certificado de actividad responde a la pregunta «¿está esta empresa actualmente en activo y está inscrita en la cámara?»; suele llevar un breve plazo de validez. El certificado del registro mercantil corresponde a la pregunta «¿cómo está inscrita la sociedad en el registro, cuál es su capital y su domicilio social?». Y los anuncios del Boletín del Registro Mercantil son la respuesta a la pregunta «¿qué ha ocurrido en la historia de esta sociedad?».

Las instituciones extranjeras suelen pedir los tres a la vez, pero redactan la lista con los conceptos de su propio sistema jurídico. Nos encontramos con expresiones como «certificate of good standing», «extract from the commercial register» o «Handelsregisterauszug». Hacer corresponder correctamente estas peticiones con los documentos turcos es el primer paso, y el más crítico, del proceso; traducir el documento equivocado es una pérdida de tiempo y de dinero.

El Boletín del Registro Mercantil: una historia por capas

Los anuncios del boletín son la parte más difícil de esta familia de documentos. Los quince años de historia de una sociedad pueden estar repartidos en decenas de anuncios que se remiten unos a otros: constitución, ampliación de capital, cambio de domicilio, nombramiento de administrador, modificación de los estatutos, transformación de la forma societaria. Los anuncios se remiten entre sí con fórmulas del tipo «publicado en el boletín de fecha … y número …».

En la traducción es imprescindible conservar esa cadena. Traducir solo el último anuncio hace que la institución receptora vea de forma incompleta la estructura del capital o las facultades de representación. Además, los textos de los anuncios reproducen extensamente los artículos de los estatutos; esos artículos son texto jurídico y no pueden resumirse libremente: se traducen artículo por artículo.

En los textos del boletín aparecen numerosas abreviaturas: A.Ş., Ltd. Şti., T.C., TTK, número MERSİS. Algunas de ellas indican la forma societaria y es un error traducirlas por la forma societaria más próxima del país de destino, porque los regímenes de responsabilidad son distintos. La práctica correcta es conservar la forma turca y añadir al lado una explicación en el idioma de destino.

Códigos de actividad y objeto social

En el certificado de actividad el objeto social de la empresa se recoge tanto en texto como mediante un código numérico de actividad. Estos códigos son compatibles con el sistema de clasificación de uso extendido en Europa; por tanto, constituyen una referencia que el interlocutor del país de destino puede reconocer y se conservan sin falta. Omitir el código y traducir solo el texto significa borrar el dato más fácilmente verificable.

Los textos del objeto social, por su parte, suelen ser muy largos y abarcan también actividades que la empresa no realiza de hecho; en Türkiye los estatutos se redactan en sentido amplio. Al leer esa lista, la institución extranjera puede pensar que la empresa tiene una estructura dispersa. Esto no es un problema de traducción, pero la traducción debe mantenerse fiel: interpretar o acortar la lista rompe la integridad del documento.

Números, códigos y verificación

En la documentación societaria hay más de un número que identifica a la empresa: el número del registro mercantil, el número del sistema central de registro, el número de identificación fiscal y el número de registro en la cámara. Ninguno sustituye a otro y todos se conservan tal cual en la traducción. Cuando el interlocutor extranjero quiere verificar la sociedad, utiliza uno de estos números.

Reformatear los números –intercalar espacios, recortar ceros, añadir guiones– puede hacer imposible la verificación. Del mismo modo, el código QR y la información de firma electrónica que figuran en el documento se hacen constar también en el texto de la traducción; si hay una dirección de verificación, se traslada tal cual.

El campo de la dirección es también un apartado especial. La secuencia de barrio, avenida, calle, bloque, número de portal y número de puerta propia de la estructura de direcciones turca se escribe en otro orden en muchos países. En lugar de reordenar la dirección según la secuencia del país de destino, el método más seguro es conservar el orden turco y traducir los nombres de los campos, porque la institución suele cotejar la dirección con el registro oficial.

Su relación con la circular de firmas

Los documentos registrales muestran quién representa a la sociedad; la circular de firmas, por su parte, contiene las muestras de firma de esas personas y los límites de sus facultades. En los expedientes de licitación y de contratación se piden juntas. Las expresiones «münferiden» y «müştereken» que figuran en la circular –es decir, si la firma puede estamparse de forma individual o solo de forma conjunta– son el punto más delicado de la traducción; trasladar mal esta distinción puede poner en cuestión la validez del contrato.

También se pasa por alto con frecuencia el plazo de las facultades. La facultad de representación puede haberse otorgado hasta una fecha determinada; esa fecha debe verse claramente en la traducción. Un documento firmado con facultades caducadas es rechazado por la otra parte.

Las facultades pueden tener un límite económico; en la circular puede constar que hasta cierto importe se opera con una sola firma y, por encima de él, con doble firma. Las cifras de estos umbrales y sus divisas deben conservarse exactamente en la traducción. Trasladar mal el límite puede impedir que la otra parte controle las facultades de firma y provocar que el contrato quede en suspenso.

Finalidad y nivel de certificación

Diferencias según el país

En Alemania el concepto de registro mercantil tiene un peso considerable y su interlocutor leerá los documentos turcos asimilándolos a su propio asiento registral; por eso importa que el capital, la representación y el domicilio social se vean con claridad. En Chequia, el traductor designado por el tribunal une la traducción al documento original con un cordón y la sella, y este requisito de forma física se aplica con rigor; por tanto, hay que planificar desde el principio cuántos ejemplares se van a preparar. En los países del Golfo, en cambio, la traducción solo pueden hacerla oficinas de traducción con licencia y puede entrar en juego la legalización consular. Para más detalles consulte nuestra guía de países.

Errores frecuentes en los expedientes societarios

• Traducir la forma societaria por una forma del país de destino; los regímenes de responsabilidad no son iguales.
• Hacer traducir solo el último anuncio del boletín y dejar incompleta la cadena de modificaciones.
• «Traducir» la denominación social; la denominación es un nombre propio y se traslada tal cual.
• Pasar por alto el plazo de validez del certificado de actividad y presentar un documento caducado.
• Trasladar el requisito de firma conjunta de la circular como si fuera firma individual.
• No indicar la divisa en el importe del capital o no adaptar los separadores.

Gestione su conjunto de documentos societarios desde un único punto

Los documentos de una empresa forman un conjunto interrelacionado; que la denominación social, el domicilio y los nombres de los apoderados se escriban de la misma forma en todos los documentos permite que la institución receptora apruebe el expediente de una sola vez. Mantenemos esa coherencia llevando una lista terminológica. Puede encontrar los idiomas de destino en nuestra página de idiomas y nuestras condiciones de trabajo en nuestra página de precios, y puede enviarnos su conjunto de documentos a través del formulario de presupuesto.

La información aquí recogida es orientativa; el plazo de vigencia del documento y el número de ejemplares que se piden varían según la institución. Antes de presentar la solicitud, pida confirmación a la autoridad competente.