Traducción de certificados de nacimiento y matrimonio

A primera vista la traducción de estos documentos parece sencilla: unas pocas líneas de datos, unas cuantas fechas, unos cuantos nombres. En realidad son el grupo de documentos que más se rechaza, por la escritura de los nombres, los topónimos y la terminología del estado civil. Porque aquí una diferencia de una sola letra hace que se tome a la persona por otra.

Documentos estándar plurilingües: el caso en que no hace falta traducción

En el marco de los convenios internacionales sobre el estado civil de las personas de los que Türkiye también es parte, las direcciones del registro civil turco pueden expedir los registros de nacimiento y de matrimonio en un formulario estándar plurilingüe. En estos formularios los títulos de los campos están impresos en más de un idioma y los campos van numerados; el funcionario extranjero que examina el documento puede leer, en la lista de títulos en su propio idioma, qué es cada casilla.

Estos documentos se aceptan a menudo en los países parte sin que se exija además traducción ni apostilla. Precisamente por eso, al obtener el documento en la dirección del registro civil turco le preguntan si desea o no el ejemplar «internacional». Si el país de destino no es parte del convenio o si la institución ante la que se presenta aplica su propia norma, rige la vía clásica: documento en turco, traducción jurada y, si procede, apostilla.

El consejo práctico es este: antes de obtener el documento, pregunte a la institución de destino si acepta el formulario plurilingüe. Si lo acepta, pueden desaparecer tanto el paso de la traducción como el de la apostilla. Si no lo acepta, obtener el ejemplar en turco y plantear bien el proceso desde el principio es más rápido que tener que expedir el documento por segunda vez.

Escritura del nombre: el precio de una sola letra de diferencia

Las letras ç, ğ, ı, ö, ş y ü del alfabeto turco no existen en muchos idiomas de destino. Al traducir el documento, simplificar estas letras –convertir Şükrü en Sukru o Çağla en Cagla– parece razonable a primera vista. Sin embargo, tal como se haya escrito el nombre en el pasaporte, esa misma grafía debe utilizarse en todos los documentos; de lo contrario surge la impresión de que se trata de dos personas distintas.

El enfoque correcto es conservar el nombre en su forma original turca y hacerlo coincidir exactamente con la grafía del pasaporte. La misma regla vale para los nombres de la madre, del padre y del cónyuge. Si el apellido ha cambiado por matrimonio, trasladar tanto el apellido anterior como el nuevo tal como aparecen en el documento permite a la institución reconstruir la cadena de identidad.

En los topónimos, en cambio, la regla es la contraria: el nombre de la provincia, del distrito o del pueblo de nacimiento no se traduce. «Karadeniz Ereğli» es un topónimo y su significado no se traslada. Solo se explica en el idioma de destino el tipo de unidad administrativa: provincia, distrito, pueblo, barrio. Los nombres de pueblos y barrios pueden haber cambiado en el pasado; se conserva el que figure en el documento.

Diferencias conceptuales en los documentos relativos al matrimonio

A quienes van a casarse en el extranjero se les suele pedir un certificado de capacidad matrimonial; es un documento distinto, que acredita que no existe impedimento legal para que la persona contraiga matrimonio, y no debe confundirse con el extracto del registro de matrimonio. Uno registra un matrimonio del pasado; el otro abre la vía a un matrimonio futuro.

El libro de familia tampoco es un documento aceptado por sí solo en todas partes. Como es una libreta de formato pequeño, con varias páginas y que puede contener anotaciones manuscritas, en su traducción debe indicarse claramente qué página contiene qué información. Se hace constar que las páginas en blanco están en blanco, el contenido de las páginas cumplimentadas y la posición de los sellos.

Si ha habido divorcio, la anotación practicada sobre el asiento es de importancia crítica. En la anotación figuran la fecha de la sentencia de divorcio, el tribunal y el número de la resolución; si se omite esa línea, la persona sigue apareciendo como casada y la nueva solicitud de matrimonio se rechaza. Como la anotación se escribe en cuerpo pequeño y con abreviaturas, pasa desapercibida con facilidad en el escaneo.

También debe trasladarse la información sobre la autoridad ante la que se celebró el matrimonio. En Türkiye el matrimonio se celebra ante la oficialía de matrimonios del municipio; como en algunos países de destino el matrimonio se contrae por vía religiosa o judicial, el funcionario quiere ver de qué autoridad es la firma que consta en el documento. Despachar la expresión «oficialía de matrimonios» con un equivalente impreciso genera dudas innecesarias sobre el carácter oficial del matrimonio.

Sentido inverso: la inscripción del hijo nacido en el extranjero

El flujo de documentos no va siempre de Türkiye hacia fuera. Para que un niño nacido en el extranjero quede inscrito en el libro familiar de Türkiye, se trae a Türkiye el certificado de nacimiento obtenido de la autoridad de registro civil del país en el que nació. Ese documento se apostilla en el país de origen, lo traduce en Türkiye un traductor jurado y se legaliza ante notario.

El problema que más surge en este sentido es que el nombre del niño esté escrito en el documento del país de origen con el alfabeto de ese país. La grafía con la que el nombre pase al asiento del registro civil turco determinará el pasaporte que el niño obtenga en el futuro y todos sus documentos. Por eso la decisión se toma una sola vez y esa misma forma se mantiene en todos los documentos posteriores.

La misma lógica rige para la inscripción en Türkiye de los matrimonios celebrados en el extranjero. El certificado de matrimonio extranjero se presenta ante la dirección del registro civil turco junto con su apostilla y su traducción certificada; el nombre, el lugar de nacimiento y la nacionalidad del cónyuge se inscriben tal como figuran en el documento.

Qué documento, de dónde y con qué certificación

Diferencias según el país

En Alemania las oficinas del registro civil (Standesamt) solo aceptan la traducción de un traductor jurado por el tribunal y quieren ver el original apostillado del documento; en los expedientes de reagrupación familiar se exigen las dos condiciones a la vez. En los Países Bajos, como el IND y los centros educativos piden conjuntos de documentos distintos, puede hacer falta dos ejemplares del mismo certificado de nacimiento; además es obligatorio que el traductor esté inscrito en el registro Rbtv. En Estados Unidos, en cambio, no existe la figura del traductor jurado: la administración de inmigración considera suficiente la declaración de exactitud firmada que se adjunta a la traducción. Puede encontrar estas diferencias de régimen país por país en nuestra guía de países.

Errores frecuentes propios de estos documentos

• Escribir el nombre con letras distintas a las del pasaporte; es el motivo de rechazo más frecuente en los documentos del registro civil.
• Pasar por alto la anotación de divorcio o de cambio de nombre.
• Intentar traducir el lugar de nacimiento; los topónimos se trasladan, no se traducen.
• Obtener el ejemplar en turco pudiendo obtener el ejemplar internacional plurilingüe y generar así gastos innecesarios de traducción y apostilla.
• Dejar las fechas sin adaptarlas al orden del país de destino; la fecha 03.07.2019 cae en otro día para un funcionario que lea mes-día.
• Hacer traducir solo la primera página del libro de familia y dejar fuera las páginas selladas.

Piense su expediente familiar como un conjunto

Los certificados de nacimiento y matrimonio casi nunca se presentan solos; forman un conjunto junto con el extracto del registro civil turco, el pasaporte y, a menudo, el certificado de antecedentes penales turco. Que dentro de ese conjunto los nombres, las fechas y los topónimos estén escritos de una única forma hace que el expediente avance con rapidez. Puede consultar los idiomas de destino en nuestra página de idiomas y nuestras condiciones de trabajo en nuestra página de precios, y puede enviarnos sus documentos a través del formulario de presupuesto.

Este contenido ofrece el marco general; que se exija apostilla o legalización notarial depende de la institución ante la que se presente. Lo más seguro es pedir confirmación por escrito a la unidad correspondiente antes de iniciar el trámite.