Despachos de abogados

Estas dos condiciones, juntas, determinan cómo se elige al proveedor de traducción. Lo que se busca no es el precio unitario más bajo, sino una entrega previsible y un régimen de confidencialidad definido.

Conjunto de documentos habitual

Los encargos que llegan de los despachos de abogados se agrupan en cuatro bloques. El primero son los documentos que se presentarán al expediente; en ellos la traducción debe ser jurada y, en la mayoría de los casos, con legalización notarial. El segundo es la correspondencia mantenida con el cliente y con la parte contraria; aquí pasa a primer plano la rapidez y no se exige certificación. El tercero son las negociaciones contractuales y el cuarto, los poderes notariales y documentos societarios que se utilizarán en un trámite en el extranjero.

Documento	Lugar de uso	Capa de certificación	Presión de calendario
Escrito de demanda y sus anexos	Expediente judicial	Jurada, por lo general con legalización notarial	Alta, ligada al plazo procesal
Resolución judicial extranjera	Reconocimiento y ejecución	Jurada, con legalización notarial, con apostilla	Media
Documentos probatorios y correspondencia	Presentación al expediente	Variable	Alta
Poder notarial	Trámite en el extranjero	Con legalización notarial, en la mayoría de los casos con apostilla	Media
Borradores de contrato	Negociación	Por lo general ninguna	Variable
Expediente de arbitraje	Litigio internacional	Varía según el reglamento	Alta, voluminoso

En nuestra guía de documentos tratamos hasta qué capa se certifica cada documento de este conjunto y en la guía de países, en qué país y de qué forma se reconocen las resoluciones extranjeras.

¿Dónde se concentra el riesgo terminológico?

En la traducción jurídica el riesgo no se acumula en las palabras desconocidas, sino en las que se creen conocidas. Que en el sistema de destino exista una institución con un nombre parecido no significa que esa institución cumpla la misma función. El equivalente más próximo, en un sistema basado en la jurisprudencia, de un concepto procedente del sistema continental europeo puede ser más amplio o más estrecho en cuanto a su alcance.

El segundo ámbito de riesgo son las oraciones de plazo y de condición. La diferencia entre «previa solicitud» e «inmediatamente a solicitud» cambia, en un contrato, el momento en que nace la obligación. El tercer ámbito son las estructuras de negación: la pérdida de dirección en condiciones negativas anidadas es el error grave de traducción más frecuente en los textos jurídicos.

La solución práctica es una lista de términos por expediente. Los equivalentes que prefiere el despacho se acuerdan una sola vez y se mantienen en los expedientes siguientes. Esto aporta tanto coherencia como ahorro en el tiempo de revisión.

Confidencialidad y requisitos de cumplimiento

El deber de secreto del abogado forma una cadena que alcanza a todos los que ven el expediente. El proveedor de traducción es un eslabón de esa cadena y el alcance de la obligación debe establecerse expresamente por contrato. La expectativa mínima son estos cuatro puntos: un compromiso escrito de confidencialidad, la limitación de las personas que accederán al expediente, la definición del plazo de conservación y de destrucción del expediente y la comunicación previa del uso de subcontratistas.

La dimensión de los datos personales debe valorarse aparte. Los expedientes judiciales pueden contener datos relativos a la salud, a asuntos penales y a la vida familiar. En este tipo de expedientes, dónde se tratan los datos y por qué canal se transmiten están sujetos a control tanto como la calidad de la traducción. Es preferible que el intercambio de los archivos se realice por un canal distinto del adjunto de correo electrónico y cuyo acceso pueda rastrearse.

El conflicto de intereses también forma parte de este apartado. Que un mismo proveedor de traducción trabaje con ambas partes de un litigio no es aceptable para los despachos de abogados. Vincular esta situación a un deber de comunicación en los contratos marco evita de entrada la discusión que pueda surgir más adelante.

Capacidad y decisión de división en expedientes urgentes

El problema operativo más frecuente en los despachos de abogados son las situaciones en las que hay que traducir en poco tiempo un expediente de gran volumen. En ese caso la capacidad de un único traductor no basta y el expediente se divide. La división acorta el plazo, pero genera dos riesgos: incoherencia terminológica y pérdida de contexto.

La forma de gestionar el riesgo es conocida. Antes de empezar el trabajo se elabora una lista de términos y se comparte con todo el equipo; la división se hace por unidad temática, no por número de páginas; la corrección final la realiza una sola persona sobre todo el texto. Cuando se aplican estas tres reglas, un expediente dividido puede leerse como si lo hubiera hecho una sola mano.

Otra cuestión práctica es qué parte del expediente hay que traducir realmente. En algunos expedientes probatorios extensos no todas las páginas tienen la misma importancia. Determinar primero, mediante una traducción de cribado, qué documentos son críticos y llevar después a traducción completa solo esos documentos aporta una ganancia clara tanto en plazo como en coste.

La necesidad de interpretación también nace de este sector

La necesidad de los despachos de abogados no siempre se limita al documento escrito. Las negociaciones con parte extranjera, las entrevistas con testigos, los trámites notariales y las vistas requieren interpretación. Este servicio tiene una disciplina de preparación completamente distinta de la traducción escrita: hay que familiarizar al intérprete con la terminología del expediente antes de la reunión.

Una interpretación sin preparación tropieza en los momentos más críticos de una reunión jurídica. Por eso, en los esquemas marco que funcionan bien, las solicitudes de interpretación también se vinculan a la misma base de datos terminológica y se cubren, cuando es posible, con el equipo que ha traducido el expediente por escrito.

La segunda regla de la interpretación es el límite del papel. El intérprete no toma partido, no resume y no hace valoraciones jurídicas. Mantener ese límite evita que lo dicho en la reunión sea después objeto de discusión. Si la reunión va a grabarse, se espera que el intérprete lo sepa de antemano y que quede claro desde el principio que la transcripción de la grabación es un servicio aparte.

Modelo de trabajo: ¿por proyecto o marco?

Para los despachos de abogados funcionan dos modelos. El modelo por proyecto es adecuado para los expedientes aislados que llegan a intervalos irregulares; cada encargo se tramita con un presupuesto propio. El modelo marco, en cambio, es para los despachos con un flujo de trabajo regular: los precios unitarios, los plazos de entrega, las condiciones de confidencialidad y el procedimiento para los trabajos urgentes se acuerdan una sola vez y después no se vuelve a negociar en cada expediente.

La verdadera ganancia del modelo marco no es el precio, sino el tiempo. En un expediente con un plazo procesal apretado, que desaparezca la fase de espera del presupuesto vale, en la mayoría de los casos, más que la diferencia en el precio unitario. Además, las preferencias terminológicas del despacho se vuelven permanentes y las mismas decisiones no se toman de nuevo en cada expediente.

En la práctica también se utiliza una mezcla de los dos modelos: los trabajos rutinarios dentro del marco y los expedientes de arbitraje de volumen extraordinario como proyecto aparte. Explicamos nuestro enfoque de precios en la página de precios y las condiciones de trabajo a nivel de despacho las tratamos a través del formulario de presupuesto.

La información que aquí figura es orientativa; debe tomarse como referencia la práctica vigente de la institución correspondiente. Dado que la práctica puede cambiar, tenga en cuenta el requisito vigente en el momento de la solicitud.