Gestión terminológica y creación de glosarios

En la mayoría de las organizaciones el problema crece en silencio. El nombre de un producto se traduce en un documento y se deja tal cual en otro; tres equivalentes distintos de un mismo término técnico circulan por tres manuales diferentes. Para quien lo lee, esto es la señal de que la organización no domina su propia lengua. La gestión terminológica primero hace visible ese desorden y después lo vincula a un único recurso aprobado.

¿En qué casos se necesita?

La gestión terminológica tiene sentido para las organizaciones que producen traducción de forma regular y por muchos canales. Las entidades con un catálogo de productos en actualización constante, que publican documentos en varios idiomas y que trabajan con distintos traductores y agencias son las que más partido le sacan. Montar un proyecto terminológico para un documento pequeño y puntual es innecesario; pero, a medida que crece el volumen, crece también el coste de la incoherencia.

La necesidad suele advertirse a raíz de un problema: una reclamación de un cliente, dos manuales que se contradicen o la discusión sobre el mismo término repetida desde cero en cada nueva traducción. Esa fricción recurrente es la señal de que ha llegado el momento de poner la terminología por escrito.

¿Cómo funciona el proceso?

El proceso terminológico consiste, más que en rellenar un glosario, en descubrir y ordenar la lengua de la organización; por eso el flujo parte de los documentos existentes y no impone a la organización un molde traído de fuera. El paso distintivo del orden que sigue es la aprobación: un equivalente no entra en el glosario sin que lo apruebe alguien con autoridad dentro de la organización. Cuando se salta este paso, el glosario pierde su carácter vinculante. El proceso no termina con una entrega única; el último paso, el mantenimiento, conserva la terminología como un recurso vivo. El flujo que sigue utiliza el mismo marco tanto para crear un glosario desde cero como para poner en orden uno ya existente.

1. Extracción de términos. Se rastrean términos candidatos en los documentos existentes; se recogen tanto los conceptos frecuentes como los que generan confusión.
2. Depuración. Se filtra la lista de candidatos; los términos que realmente hay que gestionar se separan de las palabras corrientes.
3. Equivalente y aprobación. Se propone un equivalente de destino para cada término; el especialista de la organización los aprueba. Sin el paso de aprobación el glosario no resulta vinculante.
4. Guía de estilo. Junto a los términos se añaden el tono de voz, la forma de tratamiento y las reglas de mayúsculas y abreviaturas.
5. Mantenimiento. El glosario se actualiza a medida que llegan nuevos productos y conceptos; la terminología no es un recurso congelado, sino vivo.

Formato de entrega

La terminología se entrega tanto como un glosario legible por personas como en forma de datos importables a las herramientas de traducción. La versión legible es un documento que los equipos y los redactores pueden consultar; la versión para herramientas hace que los términos se propongan automáticamente durante la traducción. La guía de estilo es parte inseparable de este recurso. En los siguientes trabajos de traducción este glosario entra en juego directamente y garantiza la coherencia desde el principio.

Puntos de atención propios de este servicio

El paso más crítico es la aprobación. Un glosario que no ha aprobado el especialista de la propia organización no es más que una lista de sugerencias y carece de carácter vinculante. Por eso el éxito de un proyecto terminológico depende de que participe en el proceso alguien de dentro de la organización con capacidad de decisión. Un glosario montado desde fuera pero no asumido dentro se queda en el estante en poco tiempo.

El segundo punto es la vitalidad. La terminología no es un documento que se cree una vez y se olvide; debe actualizarse a medida que la organización produce nuevos productos y conceptos. Un glosario sin mantenimiento se convierte en pocos años en un archivo que no refleja la realidad. En las organizaciones con necesidad regular de traducción, la terminología es el terreno común de todos los trabajos que abarcan nuestros servicios de traducción; por eso lo más sensato es mantenerla como parte de un flujo de trabajo corporativo.

¿Quién la asume y cómo se mantiene viva?

El valor de un recurso terminológico se manifiesta menos en su creación que en su mantenimiento. Para ello hay que designar un responsable dentro de la organización: una persona o una unidad que apruebe los términos nuevos, tenga la última palabra en los equivalentes discutidos y vele por que el glosario siga actualizado. Cuando esta responsabilidad no se define, hasta el glosario preparado con más esmero se queda pronto por detrás de la realidad y deja de usarse.

Que la terminología siga viva depende de que se instale dentro del flujo de trabajo diario. Que los términos se propongan automáticamente durante la traducción, que los redactores puedan acceder al glosario con facilidad mientras escriben y que un término nuevo se registre de forma ordenada en cuanto aparece son los hábitos que mantienen vivo el recurso. El glosario no debe ser un archivo olvidado en un fichero aparte, sino una parte natural del trabajo.

Cuando este orden queda establecido, la terminología produce un valor que va más allá de las traducciones individuales: una integridad en la que la organización domina su propia lengua y muestra la misma coherencia en cada documento. Esa integridad se hace directamente visible sobre todo en las organizaciones que producen contenido multilingüe y por muchos canales.

¿Qué determina el precio?

En un proyecto terminológico el primer factor que determina el coste es el volumen de documentos que hay que rastrear y el número de términos que se van a extraer. El segundo es el número de idiomas; cada idioma adicional añade carga de equivalentes y de aprobación. El tercero es el alcance del mantenimiento: ¿se trata de un glosario puntual o de un servicio en actualización permanente? El mantenimiento continuo se valora aparte, como un trabajo regular. Por eso el precio no puede darse sin ver el volumen documental y el alcance lingüístico.

Puede compartir sus documentos y los idiomas de destino a través del formulario de presupuesto. La lógica de precios está en la página de precios y los idiomas con los que trabajamos, en las páginas de idiomas.

Situaciones habituales

• Glosario sin aprobar. Una lista preparada sin la participación de quien decide dentro de la organización; no resulta vinculante y no se usa.
• Falta de mantenimiento. Una terminología creada una vez y nunca actualizada; queda desfasada en poco tiempo.
• Alcance excesivo. Intentar incluir cada palabra en el glosario; deja en la sombra los términos que de verdad importan.
• No poder importarlo a la herramienta. Un glosario que se queda solo sobre el papel; no puede activarse automáticamente durante la traducción.

Esta página tiene carácter meramente informativo; las condiciones de traducción, certificación y entrega pueden variar según el tipo de documento. Confirmar el requisito vigente antes de presentar la solicitud ahorra tiempo.