Traducción de diploma y expediente académico

Los documentos los expide la unidad de asuntos estudiantiles de la universidad en la que se ha estudiado y, en el caso de la enseñanza secundaria, la dirección competente y el equipo directivo del centro. En los últimos años muchas instituciones han empezado a emitir versiones con firma electrónica y código QR; esto supone una ventaja en cuanto a verificabilidad, pero genera una responsabilidad adicional en la traducción.

Conversión del sistema de calificaciones: la cuestión técnica más crítica

En Türkiye, en la enseñanza superior se utiliza habitualmente el sistema sobre cuatro y, en la secundaria, el sistema sobre cien; las calificaciones por letras (AA, BA, BB…) y sus equivalencias numéricas pueden variar de una institución a otra. Las escalas de los países de destino son muy distintas: en Alemania el 1 es la mejor nota y el 5 es suspenso; el Reino Unido funciona con una lógica de clasificación; Estados Unidos utiliza un GPA sobre cuatro, pero los intervalos de letras son diferentes.

La regla de oro aquí es la siguiente: el traductor no convierte calificaciones. El trabajo del traductor consiste en trasladar íntegramente al idioma de destino la calificación que figura en el documento y la explicación de la escala de la propia institución. Convertir la nota a la escala del país de destino es competencia del organismo de homologación. Una conversión hecha de buena fe por el traductor convierte el documento en un documento alterado y pone en riesgo la solicitud.

Por eso nunca deben omitirse la explicación de la escala que figura en el reverso o en la parte inferior del expediente académico, las notas al pie de la tabla y la mención «nota de aprobado». Ese recuadro es lo único que el evaluador necesita para poder hacer la conversión.

El separador decimal es otra trampa silenciosa. En el documento turco la nota media general se escribe con coma, en la forma «3,42»; un evaluador de habla inglesa puede tomar esa misma secuencia por un separador de millares o dudar porque está acostumbrado a la forma con punto. Por ello los campos numéricos deben trasladarse conforme a la convención de escritura del idioma de destino, pero sin que se altere su valor.

Legibilidad de los nombres de las asignaturas para el organismo de homologación

En el expediente académico los nombres de las asignaturas aparecen a menudo abreviados: «Mat II», «Genel Fiz. Lab.», «MTP 302». Estas abreviaturas las entiende todo el mundo en el departamento correspondiente en Türkiye; para un especialista extranjero en homologaciones, en cambio, son secuencias sin sentido. Una buena traducción desarrolla la abreviatura y, cuando es necesario, conserva el código de la asignatura.

La segunda cuestión es acertar con la terminología del área. Si «İşletme» se traduce como administración de empresas o como gestión, o si «Ingeniería Informática de la Facultad de Ingeniería» se traduce como ingeniería o como informática: estas decisiones influyen directamente en la asignatura de su propio plan de estudios a la que la institución receptora hará corresponder la materia. Cuanto más reconocible sea el nombre de la asignatura, más fluida será la transferencia de créditos.

Si los créditos AKTS (ECTS) figuran en una columna aparte, se conservan sin falta; las instituciones europeas miran los créditos AKTS más que los créditos locales. Confundir las columnas de créditos y de horas puede hacer que la carga de trabajo del estudiante parezca menor de lo que es.

También debe conservarse la estructura del expediente académico. Los encabezados de semestre, las asignaturas repetidas, los registros de exención, las asignaturas procedentes de un traslado de expediente y las medias de cada periodo constituyen la lógica de lectura del documento. La traducción de un expediente académico convertida en una lista plana por haber fusionado las columnas, aunque sea técnicamente completa, ralentiza el proceso de evaluación; el especialista quiere ver la misma información una al lado de la otra, tal como aparece en el original.

El diploma y el certificado de graduación no son lo mismo

El certificado provisional de graduación que se obtiene mientras se espera la ceremonia no sustituye al diploma; por lo general lleva escrito un plazo de validez. Algunas universidades extranjeras tramitan este documento con una admisión condicionada; otras no lo aceptan en absoluto. El suplemento al diploma (Diploma Supplement) es, por su parte, un documento aparte que describe el contenido, la duración y el nivel del programa, y en las solicitudes europeas se pide muy a menudo.

En las solicitudes de homologación se pide con frecuencia un cuarto documento: los contenidos de las asignaturas, es decir, el plan de estudios. Es un archivo, a menudo de decenas de páginas, que recoge los temas semanales y la bibliografía de cada asignatura del expediente académico. Por su volumen, suele ser lo último en que se piensa; sin embargo, sin ese archivo el organismo de homologación no puede resolver sobre la equivalencia profesional y el procedimiento queda en suspenso.

En el ámbito de la enseñanza secundaria, junto al diploma importa trasladar correctamente el tipo de centro. El liceo anatolio, el liceo profesional, el liceo imam hatip y el liceo de ciencias son programas distintos entre sí; darlos todos con un único equivalente genérico hace invisible el peso de la formación recibida por el estudiante. El tipo de centro, la rama de graduación y, si existe, la información de área o especialidad deben conservarse por separado.

Original, copia y copia escaneada

El original del diploma es único y su pérdida difícilmente se repara; por eso no debe enviarse el original a ninguna institución. En su lugar se utiliza la copia certificada expedida por la universidad o la copia con legalización notarial. La traducción también se basa en esa copia, y en la traducción se indica claramente si el documento es el original o una copia certificada.

En las copias escaneadas, la resolución es en sí misma una cuestión de calidad. Los sellos en seco, los códigos de asignatura en cuerpo pequeño y las correcciones añadidas a mano se vuelven ilegibles en un escaneo de baja resolución. Un campo que no se puede leer tiene que marcarse en la traducción como «ilegible», y esa mención deja un interrogante en la institución receptora. Un buen escaneo facilita todos los pasos siguientes.

Nivel de certificación y diferencias entre países

Los documentos académicos se consideran documentos administrativos y la apostilla la expide la gobernación provincial o la gobernación de distrito. En la gran mayoría de las solicitudes a universidades extranjeras se piden juntas la traducción con legalización notarial y la apostilla; solo en la fase de admisión algunas escuelas se conforman con una traducción jurada escaneada y piden el original en el momento de la matrícula.

Las diferencias entre países son aquí muy marcadas. En Alemania, en la evaluación de la homologación resulta determinante la clasificación de la base de datos anabin; tanto como la traducción, importa la posición de su institución en esa tabla. En Estados Unidos no existe el sistema de traductor jurado, pero la homologación se obtiene de un organismo aparte como WES o ECE, y estos organismos pueden pedir el documento directamente a la universidad, dentro de un sobre. En Italia, en cambio, además de la traducción suele ser imprescindible la declaración de valor (Dichiarazione di valore) que se obtiene en el consulado. Para más detalles puede consultar nuestra página de países.

Errores frecuentes propios de estos documentos

• «Convertir» la nota media a la escala del país de destino. Eso no es traducción, sino evaluación, y no es tarea del traductor.
• No traducir la explicación de la escala, las notas al pie ni el reverso.
• Traducir libremente el nombre de la universidad y de la facultad. Si la institución tiene su propio nombre oficial en la lengua extranjera, debe utilizarse ese.
• Escribir el nombre del diploma de forma distinta a la del pasaporte; en los expedientes de homologación esa sola diferencia puede alargar el procedimiento durante meses.
• No trasladar a la traducción la dirección de verificación y el código en un documento con firma electrónica y código QR.
• Olvidar el diploma de la doble titulación o de la titulación secundaria y hacer traducir solo el diploma principal.

No pierda de vista su calendario de solicitud

En las solicitudes académicas los plazos límite son estrictos y el paso de la apostilla a menudo no se tiene en cuenta. Cuando escanee y nos envíe su diploma y su expediente académico, revisaremos juntos qué niveles de certificación se necesitan, a qué idioma debe traducirse y si falta algún documento en su expediente. Para las opciones de idioma puede consultar nuestra página de idiomas y, para nuestras condiciones de trabajo, nuestra página de precios; puede enviarnos su archivo desde el formulario de presupuesto.

Esta página tiene carácter informativo; el formato del documento y la cadena de certificación varían según el país donde se vaya a realizar el trámite. Le recomendamos que consulte la situación actual con la autoridad que vaya a tramitarlo.